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連展科技股份有限公司徐國偉考上 PMP 心得分享

姓　　名　徐國偉
班　　別　東吳長宏第四十三屆台北班PMP培訓專案10/7/3
PMP考試通過日期　2010/8/11 【班別錄取率在他考取後達 5/51=10%】

專案管理on line
進入公司的三年當中，除了一般事務性工作外，也陸續參與了幾個專案，例如「廠區薪酬優化」、「集團內部講師培訓」、「後勤事務流程再造」、「規章梳理專案」、「企業EMBA專班」與「大陸廠區績優幹部來台參訪旅遊暨尾牙領獎活動」等等，雖然在各個專案當中扮演的角色與職責各不相同，但是都給我一個相同的感覺，那就是程度不一的「害怕」，例如害怕專案執行失敗、害怕專案沒有產出、害怕專案無寂而終、害怕專案成果不符合利害關係人期望等等。

而這樣情感上的「害怕」感覺，最主要的還是來自於理智上的「不知道」：
我不知道要如何進行需求的分析與追溯，並且有效管理？
我不知道要使用何種工具、方法或技術，去規劃並管理專案？
我不知道要如何進行時間、人員、成本的管理與監控？
我不知道要如何進行風險的辨識、分析與回應，並展開回應對策？
我不知道專案的工作如何展開與指派，以及如何界定完工的品質？
我不知道當專案執行當中發生變更時，要如何審批變更及管理？
最糟糕的是：我不知道「我還不知道什麼？」？

其實不論大人或者小孩，這種理智上對於所處環境的未知或不瞭解，必定會引發程度不一的情感與生理上的回應，例如害怕、憂慮、緊張、失眠、燥鬱等等。

以筆者大女兒為例，今年初，由於她預計7月份的時候要去念幼兒園，為了要培養她獨立不依賴的性格，我和太太開始計畫訓練她晚上獨自在另外一個房間睡覺，剛開始執行的時候，我們都會在房間開著小檯燈讀著自己的書來陪伴她入睡，剛開始執行的時候都很順利，平均僅需要大約15分鐘的陪伴時間，就可以等到她閉著眼睛、吸著大拇指入睡後，我們才關燈離開。

但是，最近這1個月來，我們發現她的眼睛總是張的大大的、不肯入睡，問她為什麼不閉上眼睛、趕快睡覺？她總是回答：睡不著或是還不想睡，儘管白天沒有午睡並且玩得很累。
後來經由筆者應用問題解決手法：「要因解析」，經由一次要因、二次要因的層層解析，加上太太的細心誘導，才瞭解原來是我們的關燈導致房間黑暗，讓她害怕。

知道「怕黑」，那事情就好解決了是吧！我們就跟女兒說：「這個房間白天的時候，你都跟弟弟在玩積木、辦家家酒，有什麼好怕的呢？」，她說：「可是那是白天，我看得到所以不害怕，但是晚上我看不到，我害怕會有怪獸出來咬我」。

天哪！真是自作孽不可活，沒想到我從廠區出差買回來的DVD（迪士尼/皮克斯動畫：怪獸電力公司）居然成為殘害孩子幼小心靈的兇手。

此時問題解決手法，已然派不上用場，因為我找不到消滅孩子心中怪獸的「對策」，唯一的「對策」就是IKEA的小夜燈與父親的陪伴，儘管「對策實施」的時間不知道要持續多久。

與上述例子不同的是，筆者知道要如何對付自己的害怕。我開始上網搜尋並閱讀「專案管理」的相關文章，並且在公司的支持下，參與了長宏的PMP（註1）的認證培訓，從一開始的陌生、害怕、充滿好奇到概念性的通盤瞭解後，才明白專案管理其實沒有想像中的恐怖。

因為PMP的專案管理體系，它是由一套系統性的知識架構而成，它為跨領域、跨部門的複雜任務，提供一套標準化的工作流程和監控模式，並且有效利用科學化的管理流程與工具來降低出錯的風險。

它類似經濟學中的模型理論（先預設基本框架，不斷增加條件的經濟分析法），透過系統性的知識建構（註2），我們才可以從專案管理的五大生命週期當中，採用9大知識領域的認知切入與分析角度，來建立自身的解釋或預測基礎，進而主動積極的有效管理各種專案現象，確保專案順利執行。

其實，PMP的專案管理體系，其目的就類似我們所熟知的公司經營管理體系，例如「內部控制體系」、「ISO 品質管理體系」、「OHSAS環境管理與職業安全健康管理體系」等。換句話說，它也屬於公司治理的一種指導及管理機制，透過這樣的統一規範、以及相同的認知基礎，我們得擁有處事的共識與溝通的默契。

例如，當公司的採購人員被告知要被稽核的時候，採購與稽核雙方已不需要再針對稽核的內容與範圍進行確認，因為「採購及付款循環」中的各項作業環節，例如請購需求的產生，詢比議價、選擇供應商、採購單處理、招標、合約審查、驗收、發票驗證及付款等，都含括在稽核範圍內。

而透過這樣的經營管理體系，讓我們在各地的廠區或行銷據點，得以在相同的指導及管理機制下順利運作，就像高階主管所說的，當問題解決的DNA成為公司同仁血液中的一部份時，你會發現事情推動起來相當的順利。期盼有一天專案管理的手法，也能如同問題解決手法一樣，成為公司同仁血液中的一部份，透過這些專案管理通則，讓專案的執行可以有歸結、依循或審批的標準，那時才是真正的「專案管理on Line」。

註1：PMP為Project Management Professional的簡稱，由PMI（美國專案管理學會）於 1984年開始施行之資格認證，在世界大部分國家或地區皆承認接受。
PMI所開發的專案管理知識體系PMBOK，分為9個知識領域，即：範圍管理、時間管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、採購管理、風險管理和整合管理。

註2：「系統性知識」指的是專業知識的總和，它主要分成五大程序：啟始、規劃、執行、監控與結案。以及九大知識領域：整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理。

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