台灣人壽保險股份有限公司 林蜜 考上 PMP 心得分享
台灣人壽保險股份有限公司 林蜜 考上 PMP 心得分享
作 者：林蜜
作者簡介：林蜜，國立台北科技大學經管系EMBA，2011/06/14通過PMP考照。目前在台灣人壽系統規劃部擔任專案經理一職。成為PMP之後，積極落實專案管理的觀念及手法，並將其運用到工作實務，期望發揮與運用PMP精神及手法提昇工作績效。希望秉持「施比受更有福」的理念，將專案管理的知識分享出去。
專案管理在「資訊系統專案」實務應用
2011年初，思索自身工作生涯與未來職場角色下一步如何扮演的決定點，承蒙主管的關照與愛護推薦，順利通過公司教育訓練評鑑，得到公司全額補助，立即投入PMP訓練課程，整整兩個月的上課與準備考試，對我來說真是個難忘的經歷。在我工作&家庭兩投燒這段期間，居然還能排除萬難、擠出時間來上課唸書，並且拿到了PMP證照。過程充滿艱辛，現在回想起來非常懷念那段讀書會的共好時光，團隊之間為了共同目標，互相扶持分享心得與經驗，對離開學校二十年的我，只有經歷過的人才能體會。
接受PMP訓練課程到考上PMP之後，我一直思考該如何運用這些觀念和手法，才能在工作上發揮最大的效益。課堂教授的不是理論而是「實務上的最佳解」(BestPractice)，讓我眼睛一亮，如獲至寶，投入專案工作有10年之久，從來沒有過這樣有系統有方法且可以經過實務焠鍊的訓練過程，深深體會到PMP的奧妙之處！以下是我在所從事的工作領域(資訊系統專案推動)中，接觸PMP後對我工作理念影響最大的部份：
一、要在專案「規劃」下功夫，值回票價
「工慾善其事，必先利其器」，專案在規劃上所下的功夫，可以預測專案的成功與失敗，而規劃過程中，已經沙盤推演一翻，如同打了預防針，面對各種問題與風險就可以從容不迫，尋求各種支援與資源。在資訊系統專案推動的流程來說，主要是「確認需求與效益-選擇可行性方案-設計與開發-導入與上線」的部份，也是發展資訊系統過程最重要的部份。在實務經驗中，「專案需求與效益」、「專案時程與資源取得」如何面面兼顧對PM來說是很常見的事，在功能性組織中，PM的權限很小，扮演Ｃoordinator的角色，所以PMP所闡述PM的特色：主動型、知識型(以專業力影響團隊)、績效型，在規劃階段就開始發酵，才能做得深且完整，進入啟動執行後PM綜觀全局，引導專案團隊，在沒有任何實質權力下，承上啟下，導引專案通往成功的道路；反之，如果沒有腳踏實地的完成規劃，最後反而苦了PM自己，因為要花更多的時間來進行補救，整個專案績效無法展現，PM最終還是要負責任。
二、「品質掛保證」專業品牌
客戶的滿意度是「品質管制」，PMP的重要精神，我花了很多的時間在玩味這句話以及在自己工作崗位上負責的專案進行檢視，資訊專案的推動雖然不像工廠生產的有形產品那麼具體，但是品管七工具這些手法如果部份應用在資訊系統各「專案生命週期」品質管制或品質保證上，可以如虎添翼因品質控管好讓專案推動更順利。每個專案在執行過程中，皆依照一定的品質流程來實施，以給客戶(End User)信心，只要提到您帶的專案，就知道您的執行力是「品質掛保證」，通過您把關的資訊專案系統，都會有落實品質檢核流程(從需求訪談與確認、系統功能與範圍、專案開發與測試、系統需求變更與管理、…等標準流程)，除了的落實執行以外，就是讓客戶(End User) 能夠及時、適時地瞭解您要求的專案「品質保證」的精神和實施方式，一旦雙方建立了互信的基礎，在溝通上也會更為順暢！如此一來，對於PM來說，以專業能力讓大家信服，樹立了自己專業權威，與個人品牌，不只會減輕自己的工作負擔，也會提高客戶(End User)的滿意度。
三、善用「管理準備金」
功能性組織中的PM，本來就無權掌控專案預算，記得課堂上講師對PM職掌與面臨問題的各種情境上一再闡述：「PM要事先去影響會影響專案的各項因素…讓專案朝向PM可以掌控的方向執行…...」。PMP在專案風險管理中提供的最佳解：「已知的未知風險」以「風險準備金」因應，「未知的未知風險」以提撥「管理準備金」因應，在PM重要控管中為了專案執行過程中遇到各種狀況都可以如期進行，避免「沉沒成本」造成損失，須存在風險意識，如果一定要承擔，PM應導向積極承擔，規劃出風險成本因應。實務上資訊系統專案的「專案範圍」常常無法於專案初期就可以定義清楚，估算出精確的成本，尤期是外包專案業界習慣以固定式合約進行，比較方便掌控預算，但是往往經過需求訪談後，會長出很多無法預期的狀況，不是原專案預算的人力或物力可以承擔的，此時如果專案草創期加入「管理準備金」的提列，往往可以解救專案如期、如質的交付並完美的結案，感謝PMP課程提供的觀念，在負責專案出現「未知的未知風險」時，影響專案負責人(Owner)同意提出特簽「管理準備金」，雖只投資有限的金額但化解專案無法往下執行危機，除了專案順利往下進行，更贏得客戶(End User)尊敬與信任，皆大歡喜。
從接觸PMP開始雖然還不滿三個月，但每天與專案為伍，雖然專案沒有PMP假設規模，但還是把最佳典範套入實務運用，整理以上幾項的心得分享，期望能夠讓自己的PMP證照發揮最大的價值，達到「學以致用」的樂趣！