透過提供靈活性，專案團隊可以滿足客戶需求並創造價值
前言
對於專案經理及其組織而言，這是一個充滿機遇與挑戰的激動人心的時代。他們正面對由變革速度、顧客期望的轉變以及迅速擴展的技術所驅動的前所未有的挑戰與機會。
組織敏捷力在於擁抱這些挑戰，並主動將其轉化為優勢，從而促進團隊合作、持續改進並消除浪費。這需要一種隨時迎接變化的心態與對團隊的同理心，同時還需具備識別並採用適合當前專案最佳方法的技能。
我們相信，組織敏捷力並非一個終點，而是一段持續的旅程。這需要承諾、投入以及挑戰現狀的意願，並賦權團隊選擇其工作方式。那些擁抱這一挑戰的專案專業人士和組織，將從僅僅追求最佳實踐轉變為達到世界級的卓越。
在本文中，我們將討論敏捷性如何在組織層面、心態層面以及專案管理方法層面成為現代世界專案成功的驅動力。您準備好與我們一同踏上這段旅程了嗎？
敏捷是在未來職場中茁壯成長的重要基石
適應性與韌性是衡量任何企業持久性與相關性的關鍵指標。面對氣候變遷、永續性、戰爭、複雜的供應鏈等全球相互聯繫的挑戰，組織必須不斷創新，同時加速開發產品與服務，以滿足顧客期望。因此，在推行能夠提升價值交付與專案成果的業務轉型時，組織敏捷力依然至關重要。
為了促進以顧客為中心、跨功能合作以及以溝通為驅動的方式——這些都是更高效地交付產品與服務的基礎——組織及其計畫和專案團隊越來越多地依賴於以敏捷心態為核心的方法。
PMI（專案管理協會）與敏捷和Disciplined Agile®（精益敏捷）社群中的思想領袖和專家進行對談，深入探討了敏捷方法的應用、其在未來職場中的角色，以及這些概念如何與各種組織和事業相關。
持續改進流程的同時平衡敏捷方法
PMI：在假設人類追求「更大、更好、更快」的驅動力導致一個充滿波動、不確定性、複雜性和模糊性的世界（VUCA）時，專案經理如何透過有效的敏捷專案管理方法維持平衡，並以可持續的方式持續改進流程？
專家觀點:
Barcaui 表示：「平衡並不容易。一劑好的、傳統規劃與持續教育/與所有利益相關者的溝通相結合的辦法可以有所幫助。」
Sonnenberg 補充道：「隨著職場需求的提高，專案經理需要透過實施合適的系統、工具和方法來適應，確保團隊在高效運作以滿足需求的同時，不會因工作過度而精疲力竭。」
Dabscheck 補充說：「敏捷的重點不在於正確地執行，而在於執行正確的事情。」
Ashraf 認為：「敏捷的一些成功關鍵要素包括在專案生命周期的早期採取措施以‘削減’風險，增加與關鍵利益相關者的溝通頻率和透明度，並以短迭代週期構建最小可行產品。這些敏捷方法在幫助專案經理平衡 VUCA 環境需求的同時，比傳統方法更早實現投資回報與業務價值方面顯現出了顯著成效。」
Kamp 為希望採用未來工作方法的專案從業者提供了三點建議：
1.擁抱持續改進。
2.不要為了速度而妥協質量。
3.確保領導層的優先事項在整個價值鏈中得到清晰傳達。
Chepuri 表示，從業者應該「以連續的小批量交付管理價值的實現，並允許快速適應變化和調整。」
Ward 認為：「專案經理需要在提升組織敏捷力方面發揮關鍵作用，通過專注於價值流並習慣於漸進式交付和持續改進來實現這一目標。價值流優化的核心在於提升企業運營和開發流程的效率，包括識別並消除浪費、提高速度並降低成本。通過這些改變，組織能夠以更低的成本實現更高品質的產品，並提升盈利能力。」
Sonnenberg 提到，敏捷團隊實踐「靈活且適應性強，可在短時間內輕鬆調整優先事項並對最緊迫的目標達成一致。」
關鍵要點
1.當前的敏捷實踐已經被證明能幫助項目經理應對不確定性並擁抱變革準備的心態。
2.項目領導者可以通過關鍵技能和商業敏銳度來提升組織的敏捷性，這包括良好協調的溝通、持續改進和專注於創造價值。
賦能團隊培養敏捷心態
PMI：項目領導者如何在面對面和遠程工作環境中，賦能團隊擁有培養敏捷心態所需的全方位核心技能？
「項目經理應該首先評估自己對遠程團隊成員的領導偏見和態度，」Ashraf 說。「他們可以利用數位工具來促進混合團隊之間的頻繁、靈活和積極的溝通，通過賦予遠程工作者自主權來激勵他們承擔任務，並提供更多引人入勝的專業學習機會，以提升混合工作體驗並打破部門孤島。」
Ward 解釋道：「敏捷心態專注於團隊成員之間的信任與合作，讓他們能夠共同解決問題，並通過利用每位團隊成員的智慧、創造力、精力和目標承諾，更有效地達成目標。」
「設計同理心和團隊同理心是任何工作場所中必須培養的兩項關鍵技能，現代項目經理需要大量具備這些技能。設計同理心是理解客戶需求並交付滿足這些需求的產品或服務。同時，團隊同理心——即與同事合作的能力——則建立了一個基於理解和欣賞他們觀點的環境。」
Lapierre 將同理心描述為「情緒智慧——在團隊中識別、理解和管理情緒的能力。」
Fong 認為，團隊為本的方法促進了「適當的規劃，並允許慶祝勝利，創造一個心理安全的環境來學習。」
Dabscheck 說：「項目經理永遠不應該將安全置於風險之中或忽視強制性的操作規範，但我們可以支持『智慧失敗』。」『智慧失敗』是指團隊進行實驗或管理試驗時，新的想法未能成功，或結果出乎預料。」
領導者應該通過使用 4Cs 模型來培養這些變革：
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澄清目標：明確你要學習什麼。
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確認測試計劃：選擇低風險的測試。
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收集結果：記錄結果和學到的東西（不僅僅是它是否有效）。
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傳達結果：其他團隊可以從你的努力中學到東西（並鼓勵更多實驗）。
Lee 說：「為了讓項目成功，團隊成員需要擁抱四項核心技能：溝通、問題解決、協作領導和戰略思維。最有效的方式之一是，項目經理不僅要說到做到，還要親身實踐。」
Sonnenberg 說，他的公司通過「通過目標和關鍵結果（OKRs）設置極為清晰和具體的目標，並允許項目團隊通過自己的機制和路徑來決定如何實現它們，來展現敏捷心態。OKRs 基本上是你想完成的目標，工作（即項目）則將如何實現這一目標。」
關鍵要點
1.包括溝通、問題解決、協作領導和戰略思維在內的核心技能，對於發展敏捷心態至關重要。
2.項目領導者可以通過提供學習機會、鼓勵團隊進行實驗並擁抱每個團隊成員的個性和承諾，來培養敏捷的工作環境。
實施採用預測性、適應性或混合方法的項目
PMI：對於那些懷疑不同方法能夠共存的人來說，組織發現哪些類型的項目最適合實施預測性（瀑布式、傳統）、適應性（敏捷）和混合方法？
Griffiths 解釋道：「項目類別和所涉及的工作類型可以提供有價值的指引，幫助選擇方法和生命週期。例如，基礎設施和建設項目主要是定義清晰、可重複的工業性工作，通常偏向於事先精心規劃，以確保物流成功並減少因規劃疏漏而導致的問題。然而，我們也需要考慮所進行的工作類型。建設項目中可能有一些研究與開發（R&D）工作，而IT項目中的某些工作也能從事先精心規劃中受益。項目經理應該根據工作類別，而非項目類型，使用適當的治理結構。」
Barcaui 補充道：「公司有著截然不同的環境，擁有不同成熟度、背景和文化的團隊。結果是，混合方法不僅可能存在，甚至最有可能出現。」
Ashraf 同意道：「混合方法的使用目的是利用敏捷和瀑布方法的優勢來實現最高質量的成果。實際情況是，組織可以使用多種方法來達到最佳效果。」
Sonnenberg 說，他看到一些組織通過將敏捷和預測性方法混合來發揮兩者的優勢，取得了成功。這在以下類型的項目中特別有效：
1.不同的項目組成部分具有不同的確定性或複雜性。混合方法允許團隊在需求不確定或變動的部分使用敏捷方法，對於更可預測、定義清晰的任務則使用瀑布方法。
2.大型項目有多個子項目。混合方法允許組織根據每個子項目的具體需求和要求，對某些子項目使用敏捷方法，而對其他子項目使用更傳統的流程。
Ward 說：「在同一項目中混合敏捷和瀑布方法是個大錯誤，應該避免這種情況。是否將所有項目轉向敏捷，還是繼續以傳統方式執行某些活動，應該是公司層級的決策。」
但 Griffiths 說：「雖然混合敏捷和非敏捷概念會創造出一個非敏捷的混合模式，這可能包含相互衝突的原則，從而導致問題，但也可能有機會將工作的一部分或階段分開處理，避免這些問題。」
Lapierre 提供了使用混合方法的有用指導，結合預測性和敏捷技術，根據主要工作類型進行調整。
預測性項目可以從混合方法中受益：
1.基礎設施和建設項目：這些項目通常有明確的要求，且材料和資源的提前期較長，因此預測性方法適合規劃、預算編制和執行。可以融入敏捷技術，如短期反饋循環和迭代規劃，以便在保持預測性方法的結構規劃和執行的同時，適應變化和調整。
2.法規和合規項目：在處理嚴格的法規和標準時，預測性方法的可預測性和結構有助於確保合規性並最小化風險。同時，使用敏捷策略，如基於風險的優先排序和定期回顧，能夠在遵守傳統方法的可預測性和結構的基礎上，不斷改進流程。
3.硬件和製造項目：預測性方法的順序性與製造過程的線性進展相符，因為變更可能會帶來高成本和時間消耗。可以實施敏捷方法，如跨職能協作和積壓管理，以增強混合框架內的溝通和應變能力。
敏捷項目可以從混合方法中受益：
1.軟件開發項目：敏捷方法在快速變化、動態的軟件開發世界中表現出色，因為需求和優先級可能迅速變動，且客戶反饋對交付價值至關重要。在敏捷環境中，結合預測性方法，設置明確的里程碑和文檔實踐，以提高可預測性和利益相關者的溝通。
2.數字轉型項目：敏捷方法使組織能夠快速調整，適應新的技術、流程和商業模式，促進創新和持續改進。利用預測性方法進行長期規劃和預算編制，同時保持敏捷靈活性，適應新的技術和流程。
3.研究與開發項目：敏捷方法支持R&D項目的迭代和實驗性質，促進靈活性、適應性並從失敗中學習。使用傳統的階段性方法來結構化和組織敏捷迭代，確保項目目標的系統性進展。
關鍵要點
1.混合方法，結合預測性和適應性方法的優勢，能夠在面對複雜性和不確定性不同的項目時幫助實現最佳結果。
2.項目利益相關者應進行仔細討論，以幫助確定是否應該使用預測性、敏捷或混合方法。（《敏捷實踐指南》附錄 X3 提供了一個有用的評估工具，稱為敏捷適用性篩選器。）
量化成功
PMI：如何通過敏捷項目管理方法來最佳定義和衡量項目成功？
Fong 表示：「敏捷方法的優勢在於，它提高了交付對用戶有用的產品和服務的可能性。」
Sonnenberg 強調在項目啟動前「定義成功標準的必要性，明確必須達成的具體指標，以確保成功，並回答像‘我們如何知道這個項目是否成功？’這樣的問題。」
Ashraf 引用《敏捷軟件開發宣言》指出，敏捷心態是「無形的，但在帶來積極變革方面具有高度影響力，而流程和工具則是有形的，且在帶來積極變革方面影響較小。」她補充道：「在這種情況下，敏捷流程的成功不僅可以通過典型的項目績效指標來定義，更重要的是要確定團隊如何在實踐敏捷心態的價值和原則方面表現。」
Barcaui 說：「除了交付客戶價值，滿足他們的需求和期望之外，還需要衡量項目成功的更多具體考慮因素，例如團隊的生產力、適應性、創新、質量和可持續性。」
Kamp 補充說，應該考慮「項目複雜性」的評估。
Dabscheck 提到「『實驗速度』——即團隊在工作中進行實驗的程度。團隊是否感覺足夠安全，能夠嘗試新事物並測試他們可能有的新想法？」
Ward 表示，在未來的工作中，「所有項目的成功，不論是瀑布式還是敏捷，都應該通過實現的利益來衡量。如果一個組織投資於某個項目，但未達到最初的目的，那麼這個項目就不算成功。這就像是支付了假期費用卻沒能趕上飛機一樣。」
關鍵要點
1.成功的衡量標準之一是團隊在應用《敏捷宣言》中核心價值和原則的程度，從而提高效能並改善項目績效。
2.敏捷方法的優勢在於，它提高了交付能夠滿足客戶需求和期望的有效產品和服務的機會。
3.通過將組織戰略與更大利益實現對齊，能夠提高結果。若未達到投資某項舉措的原因，則該項目未成功。
以敏捷迎接未來
允許項目領導者建立自我組織且具有動態性的項目團隊的組織，將為其未來的工作之旅做好準備。這種方法促進了員工參與、工作滿意度和持續學習，為交付顯示性價值並滿足客戶期望鋪平道路。
持續關注敏捷性和韌性將對適應動態的技術和客戶需求至關重要。項目從業者和敏捷專家一致認為，培養敏捷的工作方式將使組織能夠授權其團隊成員，促進好奇心和創新，並推動共同目標，從而增強工作參與感。
考慮一種結合多種方法的混合項目管理環境是有實際價值的，這取決於在特定行業參數下實施的工作類型。
隨著『項目即人』的理念發展，敏捷方法可以為管理未來工作中的複雜性提供必要的框架，從而應對這些需求。
文章來源: https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/navigating-the-future-of-work-with-an-agile-mindset