辛辛苦苦做到一半的專案突然被中斷，這種狀況你是否也似曾相識？專案會被取消，一定是我們在做一件不需要、可行性不高的事，造成如此結果的最根本問題，就是因為沒先做商業分析！
專案啟動前要先做正確的判斷
甫晉升台灣西思艾工程總監的張菀芯，已在軟體業打滾多年，曾經做過Engineer、SA，也做過Project manager，不管身處什麼位置，唯一不變的是，在專業知識的提升上她從不懈怠。
對於「商業分析師」這個職稱，張菀芯打趣地說，其實早在多年前還有一顆新鮮的肝的時候，就已經接觸過。「當時公司真的有一群人的工作Title就叫BA，公司的專案通常都會先讓他們進行商業分析。」那時張菀芯雖擔任Engineer，但偶爾也會參與BA的工作，從專案管理一路學到商業分析手法，她認為，對於專案的成功與否，商業分析師扮演了不可或缺的角色。
一般來說，PM一定要經過Sponsor（發起人，贊助者）簽准專案章程，才能正式啟動專案，而這份章程所涵蓋的資訊，必須足以讓掌握生殺大權的Sponsor下正確決策，於是其中的內容一定會參考一份Business case（商業企劃案），這份企劃案是BA在專案開始前所撰寫，包含了對問題∕機會的評估、企業組織現況的分析以及對將要啟動的專案所進行的可行性分析……等，為的就是幫助Sponsor判斷這個專案是不是值得做，張菀芯也強調，這不僅是專案啟動的重要參考文件，如果有任何人懷疑專案的價值，都能拿它去說服別人。
連沒有說出口的需求也能找到
張菀芯提到學習商業分析後在另一個思維上的明顯差異，是在「需求」上。要把東西做對，就必須先了解需求，以前她只專注「蒐集需求」，但在蒐集之前，這些需求要從哪裡來反而才是關鍵，「現實是殘酷的，我們的User通常是在跟你鬼打牆，甚至更慘的是你根本找不到你的End user。」
利害關係人有百百種，有些人的意見可能只存在腦海裡，面對這種隱性想法，張菀芯現在已懂得如何去引出這些需求(Elicit requirement)，例如：運用視覺化的東西或藉由問答方式讓他們想法更明確，接下來再進一步使用模型（Model，指任何可以分析需求的圖、表或結構性文字說明）分析每個需求，將其轉換為專案的重要投入。
張菀芯舉例：曾經她公司在開發某系統，很多使用者都有購買這些功能，但使用率卻很低，分析後發現是因為這個系統需要使用者到另一個系統Key in資料，而這些資料又是來自另外一個也有購買此系統的單位，因此在評估決定將該單位資料連結進來後，為了廣納各方需求，便開始找團隊成員做腦力激盪(Brain storming)，找系統專家進行促進研討會(Facilitated workshop)，讓想做的東西更明確，接下來再開始利用多種模型去勾勒，方便後續跟美國的團隊及使用者確認。張菀芯說，「我們的客人通常無法很直接地表達意見，但當他們看到視覺化的東西就會更有感覺。」
要學起來就不能只當工作手法
停不下來的張菀芯，總能透過知識學習讓自己保持高精實度，其中的秘訣正是把所學融於生活中。她說道，就像商業分析並不是只有掛著商業分析師職稱的人會做，其實每個知識手法，也都能在生活中應用。
在工作上，除了強化自身的工作方法外，面對不像她一樣有多年工作經驗的團隊成員，張菀芯也傾囊相授，訓練他們可以做到跟她一樣的事情，「以前我沒有一個正確的方式可以引導他們，但利用商業分析方法論去對他們做培訓，就能更清楚且有系統地去介紹。」
在人生中，她同樣努力實踐所學，無論何時何地，都可以更聰明地做事，張菀芯認為，實用的手法包含了許多內容，只要能用上一部分，那麼這次的「學習」就是一個有價值的專案！
文章來源：《專案經理》2018年6月號 創業4.0 破壞性創新