也許，你曾經在一個很偶然的機會裡，聽過專案管理這個名詞，但覺得很遙遠。也許，你對專案管理的認知，就只是蓋蓋房子、從事軟體開發工作的專業人員才會使用到的一門學問。實際上，卻不盡然是如此！專案管理其實離你我很近，它，沒有那麼遠！
專案一直在我們身邊
在我們的日常生活當中，處處可見各式各樣、大大小小不同形式的專案，只是我們不知道它就是專案而已。例如：
● 想要考上或甄試上理想的大學科系，是專案。
● 幾個至交好友相約籌劃一場墾丁吶喊三日遊，是專案。
● 計畫自行創業開間小小的可愛寵物店，是專案。
● 對自己體重不滿意想要進行完美減肥，是專案。
● 看到隔壁小明到澳洲打工度假一年也想跟進，是專案。
● 過年到了，廚房想要來個大改造，除舊佈新一番，是專案。
雖然我們無法進行大規模的造橋鋪路等工程，然而，只要是想要完成某件事，就是一項專案。專案管理，正好就可以協助我們把事情做得更好、更快、更省錢。
從專案的發起、事前的規劃、執行中的監控、一直到專案的最後收尾，專案管理對整個專案的生命週期，都有一個完整的規範。
專案該怎麼管理
基本上，可從幾個階段談起：
一、專案的發起階段
主要是決定做？還是不做？人只要活著，就不停地在做選擇！搭公車還是搭捷運？吃蛋餅還是火腿蛋？無論最後決定是做或不做，都好；最怕的是將時間一直蹉跎在做與不做之間，不但一事無成還整天懊惱當初。任何一件事需要考慮的因素有百百項，但是我們不妨簡單把握兩個最高原則：
● 以前做過沒？如果沒有，就做！人生難得重來，能嚐鮮就嚐吧！
● 最壞情況會如何？我能承擔嗎？如能承擔，就做！趁年輕，跌倒了再站起來就是了！
二、事前的規劃
決定做以後，接下來就該認真花些時間去思考該怎麼進行，以下幾個重點要好好釐清：
做什麼事情
首先要釐清我們到底想要完成什麼事情，要做到哪個程度。初期的概念會很模糊，透過請教有經驗的師長前輩、網上搜尋、閱讀書本……等，對於想做的事會越來越清楚。模糊地帶越少，將來進行時會越順利，對於時間與費用的掌握也會越有保握。
好的開始，絕對是成功的一半。工作內容如果不明確，進行起來必定會是驚嚇連連。在這個階段，工作分解結構(WBS：Work Breakdown Structure)會是一個很好用的工具，將所要完成的事情，由上到下，一層層拆解到最底層的工作包(Work Package)。
要花多少錢
雖說錢不是萬能，但沒錢確實是萬萬不能。有了確定的工作內容後，接著需要預估費用，並且考慮這些費用可以從哪裡取得，如需要借貸，如何才能償還。預估的方式，最好是由下到上，預估每個工作包的費用，再逐層累加上來。最後再加上一定比例的預備金，以備始料未及的意外花費。這個比例沒有一定，端看對工作內容的熟悉度，越是不熟的，要預留越多預備金。
多久可以做完
除了花費，可以同時估計所需時間。不同的作法，會需要不同的費用，所需時間也會不一樣。有些工作會有順序性，或是有些工作就只有某個特定人能做，或是只能在某些特定時間做，都必須在預估時程時列入考慮。
有哪些風險
我們都知道，人生不如意事十有八九，我們不應把事情想得太美好，只會發生那一二。因此，事先要做好最壞打算，把所有想到可能會發生的衰事，全部先列出來，然後逐一破解，先想好解決之道。此乃所謂「勿恃敵之不來，恃吾有以待之」是也！可以參照風險登錄表(Risk Register)的內容，隨個人需要增減。
相關人員有哪些
我們活在這個世界上，很難真正與世隔絕，不論做任何事，免不了需要與他人互動。即便是想要念哪一科系、哪所學校，這種很個人的事，還是會有利害關係人(Stakeholder)需要溝通，如：父母、男女朋友、親友師長……等。古有明訓：家和萬事興，人和萬事成。雖然利害關係人不見得都會參與我們的工作內容，但是他們的反對也的確會有負面的影響。利害關係人登錄表(Stakeholder Register)會是一個很好的工具，協助我們接觸利害關係人，贏得他們的支持，並化解來自他們的阻力。
三、執行與監控
事先想得再清楚，考慮得再週全，真正執行時還是會有出乎意料的時候。當事情進行不如預期時，我們就必須好好停下來檢討，到底是哪裡出了問題？我們有機會修正，重返正軌嗎？還是當初想得太美好了，計畫有需要改變？甚至發覺根本不可行，應該毅然決然宣布放棄。
檢討時機可分為定期與不定期二種，定期視專案長短，可以每週、每雙週、每月、每季，甚至彈性調整。不定期則在有重大事件發生，足以影響專案時進行。每次檢討的內容應包括：
● 這件事還該不該做？預定的效益還存在嗎？
● 花費是不是仍在預算內？
● 事情進行是否如預期順利，不會延誤到最後完成時間？
● 風險項目是否有變化？
● 利害關係人的關注點有否異動？
四、最後收尾
事情最終完美開花結果，或是不得已中斷結束，總是有曲終人散，該出來謝幕的時候。吃頓飯、唱個歌、買點小禮物送一路上曾經幫助過我們的貴人，知恩圖報是做人的基本道理，禮數要做到夠。如有向親朋好友借來的物品，也該清洗歸還。如果可以，做個紀錄，看看過程中有哪些經驗不錯可以延續下去，或是哪些做得不好，思考下次該如何改進會更棒。最後，想想該如何維持得來不易的成果。例如：
● 好不容易上了理想的大學科系了，該如何把握在學的每一天呢？
● 小小的可愛寵物店開幕了，如何才能永續經營下去呢？
● 終於擁有了完美體重，如何維持不變胖呢？
● 踏上了澳洲開始打工度假，這一年該怎麼不留白呢？
● 新廚房新氣象，以後如何保持乾淨明亮不油膩呢？
結論：
不管懂不懂專案管理，我們這一生當中，一直都有專案在進行。花點時間了解專案管理的精神，讓我們的專案可以走得更平順，也沒什麼不好。對我們一般市井小民來說，專案管理，並沒有太高高在上，專案管理，其實，可以干卿很多事！